Souhaitez-vous organiser une conférence pour votre entreprise? Alors ce n'est pas quelque chose que vous faites simplement. Beaucoup de temps et d'argent sont investis dans l'organisation d'une conférence. Vos invités ont des attentes élevées et paient de l'argent pour la conférence. Une bonne préparation est donc très importante. Une conférence réussie contribue positivement à l'image de votre entreprise.
Mais comment organisez-vous la conférence parfaite? Nous vous donnons 10 conseils.
Astuce 1. Commencez à l'heure avec les préparatifs
Commencez à organiser en avance. Cela semble logique, mais cela tourne encore souvent mal sur ce point.
Dans tous les cas, prenez au moins quatre mois pour organiser votre conférence. Envoyez les invitations au plus tard six à huit semaines avant la conférence. Les visiteurs peuvent alors réserver une place dans leur agenda pour votre événement.
Souhaitez-vous inviter les meilleurs orateurs? Ensuite, il est généralement nécessaire de le réserver des mois à l'avance.
Astuce 2. Assurez-vous d'avoir un budget et une capacité suffisants
Organiser une conférence coûte cher. Vous devez louer une salle, fournir la technologie, réserver un conférencier invité, organiser des divertissements et embaucher du personnel supplémentaire. Déterminez donc vos souhaits pour la conférence et assurez-vous que le budget est suffisant pour cela.
Assurez-vous également qu'il existe une capacité suffisante parmi les collègues qui participent à l'organisation de la conférence. Quand ils manquent de temps, vous courez le risque de les faire fuir.
Astuce 3. Réservez un lieu approprié et inspirant pour votre conférence
Le troisième conseil est de réserver un emplacement approprié. Cela doit non seulement convenir à votre conférence, mais également à votre groupe cible. Avec un emplacement inspirant, vous vous démarquez de la concurrence et surprenez vos invités. Les facteurs les plus importants lors du choix d'un emplacement sont une bonne accessibilité et un espace de stationnement suffisant.
Astuce 4. Gardez vos invités fascinés avec un programme varié
Le contenu du programme fait ou rompt votre conférence. Préparez ensuite un programme varié et intéressant. Cela amènera des invités à votre conférence. Ne vous contentez pas de planifier des conférences, mais offrez de la variété. Offrez des ateliers lors de votre conférence. Offrez encore plus de divertissement avec un animateur ou ayez un groupe, comme un groupe coverband ou groupe de jazz fournissent la musique de fond.
Astuce 5. Assurez-vous que la technique est correctement organisée
Si le message du conférencier invité ou du présentateur ne parvient pas à vos invités, votre conférence est vouée à l'échec. Vérifiez si tout est bien organisé dans le domaine technique. Testez le son et la lumière au préalable. Cela empêche un haut-parleur d'être coupé pendant son histoire parce que la technologie échoue ou qu'il n'y a pas de projecteur.
Astuce 6. Utilisez les réseaux sociaux pour la promotion
Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir votre conférence, tels que Facebook, Twitter et Instagram. Ici, vous pouvez partager toutes les nouvelles de votre conférence gratuitement ou à un prix très avantageux et atteindre une grande partie de votre groupe cible.
Astuce 7. Assurez une répartition claire des tâches
Mettez-vous d'accord sur une répartition claire des tâches avec vos collègues. Il est alors clair pour quiconque a quelle tâche. Cela empêche certaines choses de ne pas être effectuées, car une personne pensait que l'autre le ferait. Votre conférence se déroulera sans heurts avec une répartition claire des tâches.
Astuce 8. Évitez une longue file d'attente à l'entrée
Une longue file d'attente n'est pas un bon début pour votre conférence. Évitez à vos invités d'avoir à attendre longtemps et embauchez des hôtesses pour que l'enregistrement se déroule sans problème. Une hôtesse peut également guider vos invités tout au long de la conférence.
Astuce 9. Utilisez toujours un script
L'utilisation d'un script est un must. Alors utilisez toujours ceci. Faites cela même si vous avez préparé la conférence à la perfection. Si quelqu'un est malade ou s'il y a une calamité, vous pouvez toujours vous rabattre sur le scénario.
Astuce 10. Prenez le temps d'une évaluation
Même après la conférence, vous n'êtes pas encore prêt. Prenez du temps pour une évaluation. Découvrez ce qui s'est bien passé et ce qui pourrait être amélioré. Prenez ces points comme un moment d'apprentissage pour la prochaine conférence. Envoyez également des lettres de remerciement aux invités, aux intervenants et aux fournisseurs. En faisant cela, vous construisez une relation avec eux.
